Как подписать договор ЭЦП онлайн: пошагово для ТОО и ИП

Договор, который ездит курьером между Алматы и Астаной или ждёт, пока директор вернётся из командировки, — привычная история для малого бизнеса. При этом у большинства ТОО и ИП уже есть ключ ЭЦП НУЦ РК: им сдают отчётность и заходят на eGov. Этим же ключом можно подписать договор, не распечатывая его. Разберём, что для этого нужно и как пройти процесс без сюрпризов.

Что говорит закон — коротко и осторожно

В Казахстане действует закон «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». По общему правилу электронная цифровая подпись, созданная ключом, выданным аккредитованным удостоверяющим центром (для большинства бизнеса это НУЦ РК), равнозначна собственноручной подписи. Поэтому договор, подписанный обеими сторонами ЭЦП, — это полноценный электронный документ, а не скан.

Две оговорки. Во-первых, для отдельных видов сделок законодательство может требовать особой формы — например, нотариального удостоверения; такие договоры по-прежнему оформляются по своим правилам. Во-вторых, если договор важный или необычный, условия стоит обсудить с юристом — сама подпись не заменяет правильно составленный текст.

Что понадобится

• Действующий ключ ЭЦП НУЦ РК — файл на компьютере или токен. Для ТОО подписывает руководитель или сотрудник с ключом организации, у ИП — ключ физического лица, зарегистрированного как ИП.
• Программа NCALayer — её выпускает НУЦ РК, она связывает браузер с вашим ключом. Устанавливается на компьютер с сайта НУЦ РК.
• Компьютер. Подписание ключом из файла выполняется на компьютере, где лежит ключ и запущен NCALayer; с телефона так подписать не получится.
• Договор в PDF — финальная, согласованная версия.
• Контакт контрагента — почта или номер WhatsApp, куда отправить ссылку.

Если вы не уверены, какой из ваших ключей подходит для подписи, загляните в статью о ключах GOST и RSA.

Пошагово

1. Согласуйте текст до подписи

Правки после первой подписи означают новый документ и новый круг подписания. Поэтому сначала согласуйте текст в переписке или в Word, и только потом превращайте его в PDF. Проверьте реквизиты, БИН/ИИН, даты и суммы прописью.

2. Подпишите со своей стороны

Откройте документ в сервисе подписания, нажмите «Подписать» и выберите ключ в окне NCALayer. Введите пароль от ключа. В результате создаётся подпись в формате CMS — отдельный файл, обычно с расширением .p7s, который математически привязан к содержимому PDF. Если после подписи в файле изменится хотя бы символ, подпись перестанет сходиться.

3. Отправьте контрагенту

Контрагенту нужно получить тот же самый PDF и подписать его своим ключом. Удобнее всего — ссылкой: человек открывает документ в браузере, читает его и подписывает. Важно, чтобы у ссылки был срок действия и чтобы вы видели, открыл ли контрагент документ.

4. Проверьте подписи

Перед тем как считать договор заключённым, проверьте подпись второй стороны: чей это сертификат, не истёк ли он и не отозван ли на момент подписания, принадлежит ли он той организации, с которой вы заключаете договор. Как это сделать — в статье как проверить подпись ЭЦП.

5. Сохраните комплект

Храните вместе PDF, файлы подписей и сведения о проверке. Этот комплект — и есть ваш экземпляр договора. Отдельный файл PDF без подписей ничего не доказывает.

Типичные ошибки

• Подписали не тот файл. Контрагенту ушёл черновик, а подписан финальный вариант — или наоборот. Подписывайте и отправляйте один и тот же документ из одного места.
• Подписал не тот человек. Договор ТОО подписан личным ключом сотрудника без права подписи. Проверяйте, чей сертификат стоит под документом.
• Истёкший ключ. Ключи НУЦ РК выдаются на ограниченный срок; подпись истёкшим ключом не пройдёт проверку. Следите за сроком и перевыпускайте заранее.
• Скан вместо подписи. Картинка с подписью и печатью, вставленная в PDF, — не ЭЦП.
• Путаница с ЭСФ. Подписанный договор или акт не заменяет электронный счёт-фактуру: ЭСФ по-прежнему выписывается в ИС ЭСФ.

Как это сделать в System X

В разделе Документы порядок такой:

1. Загружаете PDF договора, акта, акта сверки или допсоглашения — документ фиксируется, чтобы его нельзя было подменить.
2. Подписываете своим ключом НУЦ РК через NCALayer — подходят ключи GOST и RSA. Закрытый ключ остаётся на вашем компьютере: сервис получает только готовую подпись.
3. Отправляете контрагенту ссылку в WhatsApp или на почту. Он подписывает в браузере своим ключом, без регистрации, — или отклоняет документ либо оставляет замечание.
4. В карточке документа видно, открыл ли его контрагент; по настройке ему может уйти напоминание до истечения срока ссылки.
5. Подписи проверяются: цепочка сертификатов до НУЦ РК и отзыв сертификата. Любой может проверить документ на публичной странице system-x.asia/verify.
6. Скачиваете комплект ZIP: PDF, файлы подписей .p7s и карточка подписания с QR-кодом для проверки.

Пакет «Документы» включает 30 подписаний в месяц. Если вы подписываете акты каждый месяц, пригодится статья об акте выполненных работ с ЭЦП.

Чек-лист

1. Текст согласован, реквизиты проверены.
2. Ключ ЭЦП действующий и принадлежит тому, кто вправе подписывать.
3. NCALayer установлен и запущен на компьютере.
4. Контрагент получил тот же PDF, который подписали вы.
5. Подпись контрагента проверена.
6. Комплект с подписями сохранён.

Если на шаге подписи окно выбора ключа не появляется, начните со статьи NCALayer не видит ключ.